- Thẻ ngoại kiều (thẻ cư trú, 在留カード) là giấy tờ tùy thân cấp cho người lưu trú trung và dài hạn, ghi họ tên, tư cách lưu trú, việc có được đi làm hay không. Từ 16 tuổi trở lên phải mang theo bên người.
- Sau khi xác định nơi ở, bạn phải đăng ký địa chỉ trong 14 ngày tại văn phòng hành chính (市区町村) nơi bạn sống. Khi chuyển nhà, cũng phải làm trong 14 ngày kể từ ngày chuyển đến nhà mới.
- Muốn ở lại quá thời hạn hiện tại thì phải nộp hồ sơ gia hạn thời gian lưu trú trước ngày hết hạn. Mất hoặc bị trộm thẻ thì phải xin cấp lại trong 14 ngày kể từ khi biết sự việc.
- Người đang theo tư cách như thực tập sinh kỹ năng hoặc du học còn phải khai báo với Cục Quản lý xuất nhập cảnh khi thông tin về trường học, công ty thay đổi (cũng trong 14 ngày).
- Nội dung trong bài xem vào tháng 10/2026. Từ 14/6/2026 thẻ có mẫu mới, nên hãy kiểm tra thông báo mới nhất của Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
Thẻ ngoại kiều (thẻ cư trú) là gì, ai được cấp?
Thẻ ngoại kiều (thẻ cư trú, 在留カード) là thẻ cấp cho người nước ngoài lưu trú trung và dài hạn tại Nhật. Theo Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản, khi bạn được cho phép nhập cảnh, đổi tư cách lưu trú hoặc gia hạn thời gian lưu trú và kết quả là bạn có thể ở Nhật trung và dài hạn, bạn sẽ được cấp thẻ. Trên thẻ có họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, nơi cư trú, tư cách lưu trú và mục cho biết bạn có được đi làm hay không. Thực tập sinh kỹ năng, người sang làm việc theo diện lao động và du học sinh học tại trường tiếng Nhật thường thuộc nhóm này, còn trường hợp cụ thể của bạn tùy kết quả xét duyệt lúc nhập cảnh.
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Thẻ cư trú là gì" (thời điểm tháng 10/2026)
Nhận thẻ ngay tại sân bay: chỉ có 10 sân bay
Khi nhập cảnh qua 10 sân bay Narita, Haneda, Chubu, Kansai, New Chitose, Kobe, Hiroshima, Fukuoka, Naha và Sendai, bạn được nhận thẻ ngay tại quầy khi được phép nhập cảnh. Nếu nhập cảnh qua sân bay hoặc cảng khác, bạn chưa nhận thẻ ngay. Hộ chiếu sẽ được ghi chú "sẽ cấp sau", và sau khi bạn đăng ký địa chỉ tại văn phòng hành chính, thẻ sẽ được gửi bảo đảm đến địa chỉ đã đăng ký.
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Hỏi đáp về chế độ quản lý lưu trú" (thời điểm tháng 10/2026)
| Nơi nhập cảnh | Cách nhận thẻ |
|---|---|
| 10 sân bay nêu trên | Nhận ngay khi được phép nhập cảnh. Lúc này trên thẻ chưa có địa chỉ, bạn cần đăng ký địa chỉ sau khi xác định nơi ở |
| Sân bay, cảng khác | Hộ chiếu ghi chú "sẽ cấp sau". Sau khi đăng ký địa chỉ, thẻ được gửi đến địa chỉ bạn đã đăng ký |
Từ 14/6/2026, thẻ có mẫu mới và có thêm "thẻ cư trú đặc định" có thể gộp với thẻ My Number. Bài này nói về quy tắc chung, còn hình thức và vị trí các mục trên thẻ của bạn, hãy xem thông báo mới nhất của Cục Quản lý xuất nhập cảnh (trang giải thích về thẻ cư trú).
Trên thẻ ngoại kiều có những mục nào?
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch | Đối chiếu với hộ chiếu ngay khi nhận thẻ |
| Nơi cư trú | Nếu nhận thẻ ở sân bay thì chưa có. Phải đăng ký địa chỉ xong mới được ghi |
| Tư cách lưu trú | Quyết định bạn được làm những hoạt động nào ở Nhật |
| Việc làm | Cho biết bạn có được đi làm hay không, và đã có giấy phép hoạt động ngoài tư cách hay chưa |
| Số thẻ và ngày hết hạn | Cần khi gia hạn hoặc xin cấp lại |
Khi nhận thẻ, hãy kiểm tra từng mục, đặc biệt là cách viết họ tên. Nếu có sai sót, hãy hỏi Cục Quản lý xuất nhập cảnh càng sớm càng tốt.
Tìm phòng
Chỉ hiển thị các căn có đầy đủ nội thất và thiết bị điện!
Đăng ký địa chỉ trong 14 ngày sau khi xác định nơi ở
Người mới nhập cảnh lưu trú trung và dài hạn phải đăng ký nơi cư trú trong 14 ngày kể từ ngày xác định nơi ở. Bạn mang thẻ cư trú (hoặc hộ chiếu có ghi chú "sẽ cấp sau") đến quầy văn phòng hành chính (市区町村) nơi bạn sống. Người từ 16 tuổi trở lên tự đến làm, hoặc người thân từ 16 tuổi trở lên sống cùng có thể làm thay.
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Khai báo nơi cư trú (người lưu trú trung và dài hạn)" (thời điểm tháng 10/2026)
- Đến đâu: quầy của văn phòng hành chính nơi bạn sống (ủy ban quận, tòa thị chính...).
- Mang gì: thẻ cư trú, hoặc hộ chiếu có ghi chú "sẽ cấp sau" nếu bạn không nhận thẻ ở 10 sân bay. Giấy tờ khác tùy từng nơi, nên xem trước trên trang web của nơi đó.
- Chưa có nhà thì sao: phải có địa chỉ mới đăng ký được, nên tốt nhất là chốt chỗ ở trước khi sang Nhật.
Ví dụ: những việc cần làm trong 14 ngày đầu
| Thời điểm | Việc cần làm |
|---|---|
| Trước khi sang Nhật | Chốt nơi ở và ngày vào ở, ghi lại địa chỉ đầy đủ (mã bưu điện, tên tòa nhà, số phòng) |
| Ngày đến Nhật | Nhận thẻ ở sân bay (10 sân bay nêu trên), hoặc hộ chiếu được ghi chú "sẽ cấp sau" |
| Ngày vào ở | Dán tên lên hộp thư hoặc cửa phòng để nhận thư từ |
| Trong 14 ngày kể từ ngày xác định nơi ở | Đăng ký địa chỉ tại văn phòng hành chính, hỏi luôn về bảo hiểm y tế quốc dân, lương hưu quốc dân |
| Sau khi đăng ký địa chỉ | Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký điện thoại (thường cần thẻ đã có địa chỉ) |
Thứ tự trên chỉ là ví dụ. Thủ tục cụ thể của trường hoặc công ty tiếp nhận bạn có thể khác, nên hãy hỏi người phụ trách.
Chuẩn bị gì trước khi đến văn phòng hành chính?
- Địa chỉ viết đúng: chép sẵn mã bưu điện, địa chỉ, tên tòa nhà và số phòng vào điện thoại hoặc giấy. Tên tòa nhà và số phòng ở share house nên viết giống hệt trong hợp đồng thuê.
- Dán tên lên hộp thư: nếu bạn nhận thẻ sau, thẻ được gửi bảo đảm đến địa chỉ đã đăng ký và cần có người ký nhận. Các thông báo của văn phòng hành chính cũng gửi về đó. Sau khi dọn vào, hãy dán tên lên hộp thư hoặc cửa phòng để thư không bị trả lại.
- Hỏi luôn các thủ tục khác: bảo hiểm y tế quốc dân và lương hưu quốc dân thường cũng làm tại văn phòng hành chính này, nên bạn có thể hỏi luôn ở quầy.
- Dành nửa buổi: tháng 3 và tháng 4 là mùa chuyển nhà và nhập học nên quầy thường đông. Hãy xem giờ tiếp nhận trên trang web của nơi đó.
Bài viết về chi phí ban đầu khi thuê nhà ở Nhật giúp bạn hình dung những việc cần lo khi mới sang.
Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký số điện thoại hay bảo hiểm y tế quốc dân thường cần thẻ đã đăng ký địa chỉ, nên đăng ký địa chỉ là bước đầu tiên sau khi đến Nhật. XROSS HOUSE (share house và căn hộ có sẵn nội thất và đồ điện gia dụng) có thể đăng ký địa chỉ (đăng ký cư trú). Bạn có thể vào ở sớm nhất sau 7 ngày kể từ khi nộp đơn thuê phòng, nên có thể hỏi về phòng trống và ngày vào ở ngay từ khi còn ở Việt Nam để kịp đăng ký địa chỉ trong 14 ngày.
Chuyển nhà: khai báo trong 14 ngày kể từ ngày chuyển đến
Khi chuyển sang nơi ở mới, bạn phải khai báo thay đổi trong 14 ngày kể từ ngày chuyển đến nơi ở mới. Thủ tục không mất phí và cần xuất trình thẻ cư trú. Nếu bạn đã làm thủ tục chuyển đi và chuyển đến tại văn phòng hành chính theo luật đăng ký cư dân thì không cần khai báo thêm một lần nữa. Thực tế, làm xong hai thủ tục này ở văn phòng hành chính thường là đủ.
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Khai báo thay đổi nơi cư trú (người lưu trú trung và dài hạn)" (thời điểm tháng 10/2026)
Bộ Nội vụ và Truyền thông Nhật Bản có trang giải thích bằng tiếng Việt về thủ tục chuyển đến, chuyển đi: Thủ tục chuyển đến, chuyển đi (tiếng Việt).
Thực tập sinh, du học sinh: còn phải khai báo khi trường hoặc công ty thay đổi
Người có tư cách lưu trú như thực tập sinh kỹ năng hay du học phải khai báo với Cục Quản lý xuất nhập cảnh trong 14 ngày khi tên hoặc địa chỉ của cơ quan đang tiếp nhận mình (trường học, công ty) thay đổi, hoặc khi bạn rời khỏi hay chuyển sang cơ quan khác. Có thể khai báo qua mạng, qua bưu điện hoặc trực tiếp tại quầy. Thủ tục này khác với đăng ký địa chỉ ở văn phòng hành chính, nên nếu vừa chuyển nhà vừa đổi nơi học hoặc nơi làm thì cần làm cả hai. Bạn nên hỏi trường hoặc công ty đang quản lý hồ sơ của mình để biết cách làm cụ thể.
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Khai báo liên quan đến cơ quan tiếp nhận" (thời điểm tháng 10/2026)
Tìm phòng
Chỉ hiển thị các căn có đầy đủ nội thất và thiết bị điện!
Luôn mang theo thẻ ngoại kiều bên người
Người từ 16 tuổi trở lên phải luôn mang theo thẻ cư trú, và phải xuất trình khi nhân viên xuất nhập cảnh hoặc cảnh sát yêu cầu. Khi đã có thẻ thì người lưu trú trung và dài hạn không cần mang thêm hộ chiếu. Vi phạm có thể bị xử phạt hình sự, nội dung cụ thể hãy xem giải thích của Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Mang theo hộ chiếu, thẻ cư trú" (thời điểm tháng 10/2026)
Thẻ cũng là giấy tờ chứng minh nhân thân thường dùng: bạn sẽ phải xuất trình khi làm thủ tục ở văn phòng hành chính, ký hợp đồng thuê nhà, mở tài khoản ngân hàng hay đăng ký điện thoại. Hãy tập thói quen kiểm tra thẻ trước khi ra khỏi nhà, và cất riêng một bản sao cùng số thẻ ở nhà để xin cấp lại dễ hơn nếu lỡ mất.
Gia hạn thời gian lưu trú: làm khi nào, làm thế nào?
Nếu muốn tiếp tục ở Nhật với cùng tư cách lưu trú sau khi hết thời hạn được phép, bạn phải xin "gia hạn thời gian lưu trú". Hạn nộp hồ sơ là trước ngày hết thời hạn lưu trú. Nếu thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên, bạn có thể nộp từ 3 tháng trước ngày hết hạn, tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh khu vực quản lý nơi bạn ở. Nếu đã nộp hồ sơ trước ngày hết hạn, bạn vẫn được ở hợp pháp cho đến khi có kết quả, hoặc đến 2 tháng sau ngày hết hạn, tùy ngày nào đến trước.
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Xin gia hạn thời gian lưu trú" (thời điểm tháng 10/2026)
- Du học: thường do trường hỗ trợ hoặc cung cấp giấy tờ cần thiết. Hãy hỏi trường về lịch trình sớm.
- Thực tập sinh kỹ năng, người đi làm: thường có công ty hoặc tổ chức quản lý hỗ trợ hồ sơ, nên hãy hỏi người phụ trách từ sớm.
Gia hạn "hiệu lực của thẻ" là thủ tục khác
Người có tư cách vĩnh trú, tư cách chuyên gia cao cấp loại 2, và người chưa thành niên có thẻ hết hạn đúng ngày sinh nhật 16 tuổi phải làm riêng thủ tục "gia hạn hiệu lực của thẻ cư trú". Đây là thủ tục dành cho chính tấm thẻ, khác với gia hạn thời gian lưu trú thông thường. Phần lớn du học sinh và thực tập sinh không thuộc nhóm này.
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Xin gia hạn hiệu lực thẻ cư trú" (thời điểm tháng 10/2026)
Tìm phòng
Chỉ hiển thị các căn có đầy đủ nội thất và thiết bị điện!
Mất, bị trộm hoặc hỏng thẻ: làm lại trong 14 ngày
Khi thẻ cư trú bị mất, bị trộm hoặc bị hủy hoại, bạn phải xin cấp lại trong 14 ngày kể từ ngày biết sự việc. Nếu lúc đó bạn đang ở ngoài Nhật thì tính từ ngày nhập cảnh lần đầu sau đó. Với trường hợp mất hoặc bị trộm, bạn cần báo cảnh sát trước và nộp kèm số tiếp nhận khi xin cấp lại. Nơi nộp là Cục Quản lý xuất nhập cảnh khu vực quản lý nơi bạn ở, và việc xin cấp lại không mất phí.
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Xin cấp lại thẻ cư trú do mất..." (thời điểm tháng 10/2026)
- Khi phát hiện mất hoặc bị trộm, báo cảnh sát và ghi lại số tiếp nhận.
- Chuẩn bị đơn, ảnh và giấy tờ khác theo hướng dẫn trên trang của Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
- Nộp hồ sơ xin cấp lại tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh khu vực quản lý nơi bạn ở.
Quy cách giấy tờ cụ thể hãy xem trên trang của Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Thẻ chỉ bị rách hoặc bẩn cũng có thủ tục cấp lại riêng.
Khi rời Nhật có phải trả lại thẻ ngoại kiều không?
Người lưu trú trung và dài hạn khi xuất cảnh phải trả lại thẻ ngay tại cửa khẩu, trừ trường hợp xuất cảnh với giấy phép tái nhập cảnh. Nếu bạn chỉ ra nước ngoài một thời gian ngắn rồi quay lại Nhật tiếp tục các hoạt động như cũ, bạn có thể dùng "giấy phép tái nhập cảnh" hoặc "giấy phép tái nhập cảnh coi như đã được cấp" và thường không phải trả thẻ. Người có hộ chiếu và thẻ cư trú còn hiệu lực, tái nhập cảnh trong vòng 1 năm thì về nguyên tắc không cần xin giấy phép tái nhập cảnh trước, nhưng phải xuất trình thẻ khi xuất cảnh và đánh dấu vào ô tái nhập cảnh trên tờ khai xuất cảnh (thẻ ED).
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Trả lại thẻ cư trú" và "Về việc trả lại thẻ cư trú" (thời điểm tháng 10/2026)
Khi thẻ hết hiệu lực (ví dụ hết thời hạn lưu trú, mất tư cách lưu trú), bạn cũng phải trả lại thẻ trong thời hạn quy định. Chi tiết xem giải thích của Cục Quản lý xuất nhập cảnh ở trên.
Thẻ ngoại kiều và việc làm thêm (hoạt động ngoài tư cách lưu trú)
Với tư cách du học, về nguyên tắc bạn không được làm các hoạt động có thù lao ngoài phạm vi tư cách lưu trú. Muốn làm thêm ngoài giờ học, bạn phải xin "giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú" trước tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh khu vực nơi bạn ở và xuất trình thẻ cư trú khi nộp hồ sơ. Sau khi được cấp phép, mục việc làm trên thẻ sẽ ghi bạn đã có giấy phép. Giới hạn số giờ và các điều kiện khác, hãy xem thông báo của Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
Nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú" (thời điểm tháng 10/2026)
Thực tập sinh kỹ năng làm việc theo chương trình tại công ty tiếp nhận, và các thủ tục lưu trú thường đi qua công ty hoặc tổ chức quản lý của bạn. Bạn hãy hỏi người phụ trách trước khi làm thêm bất cứ việc gì ngoài công việc được phép.
Nếu bạn là du học sinh và đang lo chi phí, bài chi phí du học Nhật Bản tổng hợp các khoản cần chuẩn bị. Người định làm việc theo diện kỹ năng đặc định có thể đọc thêm bài nhà ở cho người làm kỹ năng đặc định.
Sau khi có thẻ ngoại kiều: những việc tiếp theo
Sau khi nhận thẻ và đăng ký địa chỉ xong, bạn còn phải làm quen với đời sống hằng ngày, ví dụ cách phân loại và đổ rác ở khu bạn sống (xem bài túi rác và cách phân loại rác ở Nhật). Các câu hỏi chung khác có ở trang hỏi đáp, còn thông tin về nhà ở chung có ở trang share house.
Câu hỏi thường gặp
Thẻ ngoại kiều nhận ở sân bay không có địa chỉ, có sao không?
Không sao. Khi nhận thẻ ở sân bay, trên thẻ chưa ghi nơi cư trú. Sau khi xác định nơi ở, bạn đăng ký địa chỉ tại văn phòng hành chính trong 14 ngày thì địa chỉ mới được ghi. Thẻ chưa có địa chỉ nghĩa là thủ tục đăng ký chưa xong (nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, "Hỏi đáp về chế độ quản lý lưu trú", thời điểm tháng 10/2026).
Không nhận được thẻ ngoại kiều ở sân bay thì sao?
Chỉ 10 sân bay Narita, Haneda, Chubu, Kansai, New Chitose, Kobe, Hiroshima, Fukuoka, Naha và Sendai phát thẻ ngay. Nếu nhập cảnh qua nơi khác, hộ chiếu sẽ ghi chú "sẽ cấp sau". Sau khi bạn đăng ký địa chỉ tại văn phòng hành chính, thẻ được gửi đến địa chỉ đã đăng ký (nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, thời điểm tháng 10/2026).
Quên khai báo chuyển nhà trong 14 ngày thì làm gì?
Hạn là 14 ngày kể từ ngày chuyển đến nhà mới. Nếu đã quá hạn, hãy mang thẻ cư trú đến văn phòng hành chính nơi ở mới càng sớm càng tốt và hỏi quầy cách xử lý tiếp theo (nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, thời điểm tháng 10/2026).
Làm mất thẻ ngoại kiều thì phải xử lý trong bao lâu?
Phải xin cấp lại trong 14 ngày kể từ ngày biết sự việc, tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh khu vực quản lý nơi bạn ở. Với trường hợp mất hoặc bị trộm, hãy báo cảnh sát trước vì hồ sơ cần số tiếp nhận. Việc xin cấp lại không mất phí (nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, thời điểm tháng 10/2026).
Thực tập sinh hoặc du học sinh đổi trường, đổi công ty có phải khai báo không?
Người có tư cách như thực tập sinh kỹ năng hoặc du học phải khai báo với Cục Quản lý xuất nhập cảnh trong 14 ngày khi tên hoặc địa chỉ cơ quan tiếp nhận thay đổi, hoặc khi rời khỏi, chuyển sang cơ quan khác. Có thể khai báo qua mạng, bưu điện hoặc tại quầy. Hãy hỏi trường hoặc công ty để biết cách làm cụ thể (nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, thời điểm tháng 10/2026).
Về nước hẳn thì có phải trả lại thẻ ngoại kiều không?
Có. Khi rời Nhật mà không xuất cảnh theo giấy phép tái nhập cảnh, bạn phải trả thẻ tại cửa khẩu. Nếu chỉ ra nước ngoài ngắn hạn bằng giấy phép tái nhập cảnh hoặc giấy phép tái nhập cảnh coi như đã được cấp thì về nguyên tắc không phải trả, nhưng vẫn phải xuất trình thẻ khi xuất cảnh (nguồn: Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, thời điểm tháng 10/2026).
Du học sinh muốn làm thêm thì thẻ ngoại kiều cần thể hiện điều gì?
Du học sinh phải xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú trước khi làm thêm. Sau khi được cấp phép, mục việc làm trên thẻ sẽ ghi bạn đã có giấy phép. Giới hạn số giờ và điều kiện cụ thể, hãy xem thông báo của Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Bài này không đánh giá từng trường hợp cá nhân.
Mới sang chưa có nhà thì đăng ký địa chỉ ở đâu?
Phải có địa chỉ mới đăng ký được, hạn là 14 ngày kể từ ngày xác định nơi ở. Nếu bạn chưa có chỗ ở lâu dài, hãy xác nhận trước xem chỗ ở tạm có đăng ký địa chỉ được không. Share house và căn hộ có sẵn nội thất và đồ điện gia dụng của XROSS HOUSE có thể đăng ký địa chỉ, bạn có thể hỏi chúng tôi về ngày vào ở.
Sắp sang Nhật và đang tìm nơi ở?
Thủ tục liên quan đến thẻ ngoại kiều không nhiều, nhưng mỗi việc đều có thời hạn, nhất là 14 ngày sau khi đến. Nếu bạn muốn hỏi về ngày vào ở, đăng ký địa chỉ hoặc điều kiện hợp đồng, hãy gửi yêu cầu cho XROSS HOUSE. Chúng tôi sẽ trả lời cụ thể cho từng phòng.
